Valmis PMO Solution template tekee suunnittelusta entistä jouhevampaa

PMO eli Project Management Officella tarkoitetaan projektitoimistoa, kehittämistoimistoa, hanketoimistoa tai projektiosastoa. Tuoreimman monday.comin teettämän tutkimuksen mukaan 44 prosenttia hankkeista epäonnistuu yhdenmukaisuuden puutteen vuoksi – liiketoiminnan ja projektin tavoitteet eivät kohtaa.

Ongelmallista on myös, jos organisaation reaaliaikainen KPI-dashboard (suorituskykymittaristo) ei ole saatavilla työntekijöille. Tämä on harmillisen yleistä – tutkimuksen mukaan jopa 55 prosentilla työntekijöistä ei ole pääsyä projektinsa KPI-arvoihin. Lue monday.comin artikkeli: How to choose the right KPIs for the PMO.

Katso PMO-webinaarimme tallenne ja varaa maksuton konsultointi

Katso PMO-webinaarin tallenne

Kuulostaa järisyttävältä, että 80 prosenttia tutkimukseen osallistujista raportoi, että he käyttävät vähintää puolet heidän työajastaan siihen, että he tekevät töitä uudelleen.

50 prosenttia palvelusuunnittelijoista käyttävät yhden tai useamman päivän raporttien käsittelyyn manuaalisesti.

Nämä kaikki tutkimuksessa ilmenneet luvut ovat järisyttävän isoja ja kertovat siitä, että yhä useampi yritys hyötyisi projektinhallinta- ja ajankäyttöohjelmistosta. Monipuolisuutensa vuoksi ohjelmistona monday.com sopii erittäin hyvin palvelusuunnitteluun. Lue monday.comin artikkeli: The PMO in 2021: roles, benefits, and implementation.

monday.comin uusi PMO Solution v.1.2 template

monday.comissa on ladattavana uusi PMO solution v.1.2 template, eli valmis PMO-pohja. Templatessa on valmiina kaikki tarpeellinen mitä projektinhallintaan voi tarvita. Sinne on lisätty valmiiksi esimerkkejä erilaisista projektipohjista. Templateen on lisätty valmiiksi 30 erilaista boardia joita voi hyödyntää sellaisenaan tai muokata sopivaksi.

Tässä muutama esimerkki pohjista:

• Projects approval
• Program High Level
• Risk Management
• Business Case Analysis – Project Alpha
• Business Case Analysis template
• KPIs
• Project Dashboard

Valmiiksi mietitty PMO solution template nopeuttaa työskentelyä huomattavasti, sillä tarvittavia boardeja ei tarvitse rakentaa alusta saakka itse. Itse templatessa on mittava määrä boardeja – kenties jollekin liikaa, jollekin liian vähän. Mondayssa on onneksi se hyvä puoli, että boardien lisäys, muokkaus ja poisto onnistuu nopeasti ja helposti. Lisää PMO:n suunnittelusta voit lukea monday.comin blogista: Developing a strategic plan for your PMO.

Esimerkki valmiiksi rakennetusta boardista:

Projects approval-niminen boardi on suunniteltu projektien hyväksyntään. Sinne on rakennettu valmiiksi erilaisia Item grouppeja: uudet pyynnöt, käsittelyssä olevat, hyväksytyt ja hylätyt.

Lisäksi boardiin on lisätty kolumneja, kuten: henkilösarake, päivämäärä, status, osasto, sarake ongelma-kohdalle, linkki, liiketoiminta tapausten analyysi, budjetti, arvioitu markkinointipäivä ja suositukset.

Mikäli et tarvitse käyttöösi niin kattavaa boardia kuin PMO Solution v.1.2 on, ota käyttöösi Project Planning-board template. Tähän templateen on asetettu valmiiksi tärkeimmät työvälineet kuten aikajana ja kaavio. Templatessa on myös valmiiksi asetettuja automaatioita. Mikäli templateen asetettuja toiminnallisuuksia ei tarvitse, ne saa poistettua käden käänteessä.

Tämän lisäksi valmiiseen mallipohjaan on mahdollisuus lisätä tutusti rajaton määrä erilaisia boardeja ja tehtäviä.

Näin saat uudet PMO Solution v.1.2 ja PMO Project Planning template käyttöösi:

1. Mene workspacen kohtaan “add”, “choose from templates”, see more templates
2. Kirjoita vasemmalla ylhäällä olevaan hakukenttään “pmo”
3. PMO Solution v.1.2 ja PMO Project Planning ja lisää haluttu template boardiisi

Muistakaa tutustua myös meidän kattavaan projektinhallintaoppaaseen.