monday.com uudet ominaisuudet – Helmikuu 2023

Ryhmittele tiedot Group by ominaisuudella

Group by-valikon avulla on mahdollista ryhmitellä tiedot minkä tahansa kolumnin arvon mukaan. Tämän uuden ominaisuuden avulla voit järjestää boardilla olevat itemit ryhmiin valitsemasi kolumnin mukaan.

Esimerkiksi ryhmittely status kolumnin mukaan luo ryhmän jokaiselle labelille ja itemeille, mikä antaa selkeän kuvan siitä, missä kaikki on. Ominaisuus on vielä beta versiossa.

Näin saat Group-by beta ominaisuuden päälle:

1. Mene omiin asetuksiin (valitse vasen alakulma, omat nimikirjaimet/kuva)
2. Valitse monday.labs
3. Valitse Board Group by ja valitse “active”
4. Group by kuvake ilmestyy samaan valikkoon missä on haku, filter, sort

Tuetut kolumnit: 

• Status
• Numbers
• Text
• Long-text
• Rating
• Date
• Timeline
• Connect-boards column*

*määritelty enintään 1 linkki per item

Duration combo kolumni – Ajanjakso automaattisesti timelinelle

Luo timeline ja numerokolumnista “duration combo”. Tämä yhdistää aikajanan ja numerokolumniin asetetun keston.

Kun boardille on lisätty “timeline” ja “number” -kolumnit, nämä voidaan yhdistää toisiinsa painamalla “connect with a duration”. Tämän avulla, kolumnien tiedot pysyvät automaattisesti synkronoituina.

Custom automaation dropdown kolumnin ehdot

Custom automaatio vaihtoehtoon on tullut kolme eri vaihtoehtoa, kuinka dropdown eli alasvetovalikosta saa valittua ehtoja.

1. Sisältää kaikki labelit eli tunnisteet

Ei ole väliä, kuinka monta alasvetovalikkoa itemille on valittu, mutta itemin on myös sisällettävä kaikki määritetyt tunnisteet.

2. Sisältää yhden jostakin labelista

Sama kuin kohdassa 1, itemilla voi olla muita avattavia labeleita, mutta sen on sisällettävä vähintään yksi määritetyistä tunnisteista.

3. Sisältää vain nämä tunnisteet

Avattavassa valikossa pitäisi olla kaikki määritetyt labelit ja vain ne, ilman lisä labeleita.

Itemin nimen muutos automaatio

Automaatioihin on lisätty “when item name changes”-vaihtoehto. Tämän lisätyn reseptin ansiosta on mahdollista luoda työnkulku, jolla voi tehdä muutoksia, kun itemin nimi vaihtuu alkuperäisestä nimestä joksikin muuksi.

Boardin käyttöoikeusasetukset – Enterprise ominaisuus

Itemin lupa-asetukset ovat päässeet beta-vaiheesta julkaisuun. Nyt kaikkien monday.com Enterprise -käyttäjien on mahdollista määrittää se, mitä käyttäjät näkevät boardilla.

Vaihtoehto 1: Käyttäjä näkee kaiken boardilla olevan

Vaihtoehto 2: Käyttäjä näkee vain itselleen määrätyt itemit

Asetuksen saa päälle valitsemalla boardin oikeasta yläkulmasta kolme pistettä, “board permissions” ja “view permissions”.

File kolumnin lisääminen custom automaatiossa

Nyt on mahdollista automaatiota rakentaessa luoda item toiselle boardille ja liittää mukaan tiedosto. Tämä ominaisuus on hyödyllinen työnkuluissa, jossa prosessi liikkuu boardilta toiselle.

monday workdocs versiohistoria

monday workdocsista on nyt mahdollista tarkistaa versiohistoria. Tämän avulla on mahdollista tarkastella aiempia versioita sekä myös palauttaa versio takaisin.

Pyydä pääsy dashboardiin

Yksityiseen dashboardiin on nyt mahdollista pyytää pääsyä. Dashboardin omistaja saa ilmoituksen pyynnöstä ja pystyy hyväksymään pyynnön.

Kanban päivitykset

1. Mahdollisuus nimetä item uudelleen suoraan Kanban kortista
2. Kanban tukee nyt myös sub-itemeitä
3. Tehty myös pieniä muutoksia kanbanin asetuksiin

Kaavakkeen automaattinen täyttö

Formin käyttöön on tullut helpotus: form ehdottaa, mitä tietoja olet aikaisemmin syöttänyt kaavakkeisiin ja syöttää tiedot automaattisesti formiin. Ominaisuus toimii Google Chrome-selaimella.

Numeroasetukset muuttuvat soluun syöttämällä

Kun lisäät numerosarakkeeseen arvon, lisätty arvo monistuu myös muihin sarakkeisiin.

Rivin ehdollinen väritysmahdollisuus

Item riville on nyt mahdollisuus asettaa haluamansa väri. Boardin valikkoon on tullut värikannun kuva, tätä painamalla saa “conditional coloring”-ominaisuuden käyttöön.

Asetukseen voi määritellä ehtoja ja tiettyyn ehtoon voi lisätä tietyn värin.

Helmikuu oli lyhyt kuukausi, mutta siitäkin huolimatta monday.com ehti julkaista aimo annoksen uutuuksia ja päivityksiä jo olemassa oleviin ominaisuuksiin.

monday.com avasi ensimmäisen datakeskuksen Eurooppaan

Lue artikkeli: monday.com EU:n datakeskus

Ensimmäinen Eurooppaan avattu datakeskus on vasta ensisoittoa! Tähän saakka yrityksien dataa on säilytetty ainoastaan Yhdysvalloissa. Nyt myös Euroopan sisäinen AWS, Saksassa palvelee eurooppalaisia yrityksiä.

Tänä päivänä yhä useamman yrityksen vaatimus on, että yrityksestä tulevaa dataa säilytetään Euroopan Unionin alueella. Niimpä monday.com vastasi tähän pyyntöön ja avasi uuden datakeskuksen Frankfurtiin, Saksaan.

Uutta datakeskusta operoi Amazon Web Services (AWS). Tämä tarkoittaa sitä, että mondayta Enterprise-tasolla käyttävien yritysten data voidaan säilyttää myös Saksan datakeskuksessa.

Monday on valinnut datakeskuksensa huolella, sillä käyttäjien datan turvallisuus on ollut alusta saakka ensiarvoisen tärkeää. Tämän vuoksi datakeskukseksi valikoitui Saksan toiseksi suurin ohjelmistoyritys Amazon Web Services. monday.com onkin yksi harvoista onlinepohjaisista yritystyökaluista, jotka tarjoavat mahdollisuuden varastoida dataa Euroopan Unionin alueella.

EU Data-alue – mitä sinun tulee tietää?

1. Mikä on data-alue?

Data-alue on maantieteellinen alue mihin käyttäjien data kuten postaukset, kuvat ja tiedostot on varastoitu. Datasi ja varmuuskopiot on varastoitu vain käyttäjän omalla suostumuksella eikä dataa tulla siirtämään koskaan pois tältä alueelta.

2. Mitä data-alueita monday käyttää?

Mondayn datakeskus sijaitsee Yhdysvalloissa ja ja uusi datakeskus Saksassa. Tulevaisuudessa datakeskuksia tullaan avaamaan lisää.

3. Kuinka valitsen oman data-alueen?

Tällä hetkellä vain Enterprise-asiakkaiden on mahdollisuus valita datan varastointipaikka. Kaikissa Euroopan datakeskukseen liittyvissä kysymyksissä, suosittelemme ottamaan meihin yhteyttä.

4. Koskeeko lupaus säilyttää käyttäjien dataa tietyllä alueella myös sub-prosessoreja?

Kyllä, tämä lupaus koskee myös sub-prosessoreja.

Nyt eurooppalaiset yritykset voivat säilöä datansa entistä turvallisemmin mielin, sillä mondaylla on Euroopan datakeskuksen lisäksi kaikki tarvittavat sertifikaatit myös arkaluontoisten tietojen säilömiseen. Lue lisää sertifikaateista monday.comin Trust Centeristä.

My work-tila uusille käyttäjille – tulossa kaikille käyttäjille kevään aikana

My Work-tila näkyy nyt uusille käyttäjille selain- ja mobiiliversiossa. My Work on odotettu uutuus – se kerää viikkosi työtehtävät yhteen paikkaan. Kuinka kätevää, sieltä näet yhdellä vilkaisulla mitä tehtäviä sinulle on annettu työviikon ajaksi ja mitä sinun pitää tehdä niille.

My Work on jokaisen käyttäjän henkilökohtainen näkymä – kollegasi eivät näe tätä. My Work-näkymässä on mahdollista käyttää collapse sections-ominaisuutta (osioiden piilotus) ja katsoa subitemsejä (alitehtäviä). Mobiilikäyttäjät saavat ominaisuuden käyttöön, päivittämällä monday.com sovelluksensa, uusimpaan versioon.

Uudessa versiossa on mahdollista filtteröidä kolumneja, esimerkiksi workflown (työnkulun) tai due daten (määräajan) mukaan. Tulevaisuudessa My Work-näkymään on tulossa mahdollisuus lisätä widgettejä (pienoisohjelmia) ja kalenterinäkymä. Tämän myötä kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus muokata omat viikon tehtävät mielensä mukaan.

Tila: Avoinna uusille käyttäjille. Kaikille käyttäjille versio julkaistaan kevään aikana ja My Work tulee tulee korvaamaan vanhan My Week-tilan kokonaan.

Uusi VLOOKUP sovellus

Mondayhin on julkaistu uusi, toivottu sovellus nimeltä VLOOKUP. Tämä on monille excelistä tuttu hyödyllinen kaava, solun etsintään sisällön perusteella. Nimi VLOOKUP tulee sanoista Vertical Lookup.

Tässä on kolme esimerkkiä kuinka ratkaista ongelmat VLOOKUP sovelluksen avulla:

• Automaattiset tiedot työntekijän mukaan, kun tehtävä on määrätty tietylle henkilölle
• Sovellus tunnistaa tuplana olevat itemit pohjautuen toiseen boardiin
• Seuraa automaattisesti esimerkiksi henkilöitä, jotka eivät vielä ole täyttäneet vaadittua lomaketta

Näin saat VLOOKUP sovelluksen käyttöösi:

1. Lataa VLOOK Auto-link Connector monday tilillenne Apps marketplacesta.
2. Lisää sovellus molempiin haluamaasi boardeihin: siihen mistä haluat muutoksen tapahtuvan ja siihen mihin haluat muutoksen menevän. Sovellus lisätään navigoimalla “integrate” ja “board integrations”, etsi haulla VLOOK Auto-link Connector ja lisää se boardeihin.
3. Lisää kohde-boardiin – eli siihen boardiin mihin haluat muutoksen menevän “VLOOKUP Auto-link Editor”-view: mene “main table”, “Add view” ja etsimällä haku-toiminnolla VLOOKUP Auto-link Editor.
4. Täytä “source” ja “target”-kolumneihin tiedot mistä kolumneista haluat tietojen siirtyvän.
5. Automaation jälkeen haluamasi muutokset näkyvät boardilla johon asetit automaation.

Uusi tiedostojen esikatselunäkymä

Tiedostojen esikatselunäkymä saa uuden ulkoasun. Uudistuksen myötä esikatselunäkymästä näkee helpommin kuvan tai muun tiedoston tarkat tiedot.

Uudistus pitää sisällään:

• Raikkaampi ja entistä toimivampi ulkoasu
• Muokkauspaneeli mahdollistaa tiedoston poiston, tulostamisen ja latauksen
• Useita näkymä- ja muokkausmahdollisuuksia
• Selkeämpi info-paneeli – paneelista näkee selkeämmin kuvan nimen, tiedostotyypin, lataamispäivämäärän, kuvan koon, resoluution ja lataajan nimen

Tila: Tulossa pian kaikille käyttäjille

Tiedoston esikatselunäkymä ennen:

Tiedoston esikatselunäkymä uudistuksen jälkeen:

Itemin luonti toiseen boardiin kustomoidun reseptin avulla

Nyt voit luoda itemeita toiseen boardiin kustomoitujen automaatioreseptien avulla. Tämä mahdollistaa sen, että päivittämäsi status kopioituu reseptin avulla haluamaasi boardiin. Resepti kuuluu kokonaisuudessaan näin: When status changes to done create an item in board.

Kustomoidun reseptin käyttö:

1. Mene kohtaan ”Automate” ja valitse ”Automation Center” välilehti.
2. Valitse ”Create custom automation”.
3. Valitse ”When” → ”Status changes” → ”To something” → ”Create item in board”.
4. Tallenna automaatio klikkaamalla ”Create Automation”.

Uusi CRM app – Bill.it app

Bill.it sovellus on tarjouksien luontiin kehitetty monday.com app. Sovelluksella voit luoda ja lähettää myyntitarjouksia suoraan mondaysta asiakkaalle.

Bill.it mahdollistaa tarjouksen muokkaamisen, lähettämisen ja lataamisen koneelle. Tarjouksiin pystytään hyödyntämään boardista löytyviä tietoja, eli voit koostaa CRM:n tiedoista tarjouksia yksinkertaisesti vain valitsemalla haluamasi tiedot. Pystyt muokkaamaan tarjouspohjaan myös yrityksenne logon ja yritystiedot.

Bill.it sovelluksen käyttöönotto (kaksi tapaa):

Tapa 1:
Luo uusi board, valitse “choose from templates” -valikosta jokin näistä pohjista: Simple CRM, Advanced CRM, Advanced Sales CRM tai Contacts solutions template. Näissä templateissa Bill.it-sovellus on valmiina.

Tapa 2:

1. Klikkaa itemiä.
2. Paina “add view” keskustelunäkymässä.
3. Lisää Bill.it sovellus.
4. Bill.it näkyy nyt omana välilehtenä keskustelunäkymässä.
5. Klikkaa Bill.it välilehteä ja valitse “create quote” ja täytä tarvittavat tiedot.
6. Lähetä linkkí vastaanottajalle painamalla “send” tai lataa dokumentti tietokoneellesi painamalla “download”.

Tulevat Bill.it päivitykset

Bill.it -sovelluksen kehitys jatkuu, mikä tulee tukemaan mondayn CRM-ominaisuuksia entisestään. Alta löydät seuraavana pipelinessä olevat ominaisuudet.

• Jaettavat weblinkit
• Dokumenttien seuranta
• Mallipohjat
• Myyntitarjouksen jako suoraan mondayn sovelluksesta
• Tarjouksen tallennus suoraan itemiin
• Hyväksy/hylkää tarjous
• Laskutus ja laskun perintä

Subitemin numbers widget dashboardiin

Uuden ominaisuuden ansiosta voit tuoda numeeriset tiedot dashboardille myös subitemeistä, eli alitehtävistä. Aikaisemmin dashboardille oli mahdolista tuoda vain tiedot boardin numerokolumnista. Ominaisuus toimii siis timeline (aikajana) ja calendar (kalenteri) widgetissä jo tutuksi tulleeseen tapaan.

Saat ominaisuuden näkyville menemällä dashboardiin, valitsemalla asetukset ja klikkaamalla halutun subitemin aktiiviseksi.

Helmikuun päivitykset jo olemassa oleviin ominaisuuksiin

Facebook integraatio – Liidimainosten liidit automaattisesti monday itemeiksi

Monday laajensi Facebook Ads -integraatiota, nyt saat uudet liidit suoraan Facebook Ads-formista boardille.

Reseptin valinnan jälkeen valitse haluamasi formi, josta haluat ottaa liidit. Kun olet tilannut tämän formin ja kun uusi liidi tulee, siitä muodostuu uusi item boardille. Luotuun tehtävään tallentuvat myös kaikki liidiformin kentät tietoineen.

Kanban näkymän päivitys

Kanbaniin on tullut uusia, hyödyllisiä päivityksiä. Kanban-tehtäväkorttiin on nyt mahdollisuus lisätä useita henkilöitä tai tiimejä. Jokaisessa kolumnissa on oma rivi, samalla lailla kuin item kortissa. Myös person kolumnin muokkaus helpottui, sillä nyt se tapahtuu suoraan kortista. Kanban-näkymään on myös mahdollisuus lisätä useita eri päivä-kolumneja ja useita eri status-kolumneja. Kirsikaksi kakun päälle kanban sai myös dark themen, eli näkymä on mahdollista vaihtaa tummaan ulkoasuun.

Tiedostojen esitys Kanban-taulussa

Kanban-tauluun on mahdollista tuoda GIF- ja videotiedostoja – tällä hetkellä on mahdollista nähdä vain ensimmäinen lisätty tiedosto. Tulevaisuudessa tähän tulee muutos ja on mahdollisuus nähdä useita tiedostoja yhtä aikaa.

Tiedoston tuonti Kanban-tauluun:

1. Kanban näkymän saat mihin tahansa boardiin valitsemalla “main table” ja sieltä “add view” ja “Kanban”.
2. Klikkaa haluamaasi itemiä.
3. Nyt voit tehdä muutoksia kanban-tauluusi.
4. Kohdasta files pääset lisäämään kuva-, GIF- tai videotiedoston.