Saamiemme tietojen mukaan Google päivitti Gmailin roskapostisuodatustaan huhti-toukokuussa 2016. Joissain tapauksissa tämä päivitys saattoi jopa puolittaa Gmail osoitteisiin lähetettyjen avattujen sähköpostien määrän viestien mennessä roskapostilaatikkoon. Useimmissa tapauksissa ongelma on johtunut väärin määritellystä Sender Framework Policystä (SFP), joka on yksinkertaistettuna määritelmä, jonka avulla vastaanottava sähköpostiserveri tarkastaa onko lähettäjä oikeutettu lähettämään postia from osoittessa ilmoitetusta domainista.

Sähköpostimarkkinoijalle toimitettavuus Gmail osoitteisiin on ensisijaisen tärkeää. Ensinnäkin Gmailin markkinaosuus pyörii siellä 16% pinnassa, joten sinunkin listastasi varmasti merkittävä osuus koostuu Gmail käyttäjiä. Toisekseen Gmailin spämmisuodatusta voidaan pitää markkinajohtajana ja Googlen algoritmiinsa tekemiä muutoksia muut sähköpostitarjoajat oletettavasti pyrkivät matkimaan. Pitääkseen markkinoijat kaidalla polulla, Google on julkaissut massalähettäjän ohjenuoran sekä Postmaster Tools työkalun. Tässä artikkelissa käymme läpi miten parhaiten hyödyntää Postmaster Toolsia, miten sen saa käyttöön ja minkälaista tietoa työkalun tarjoaa.

Mikä on Google Postmaster Tools?

Google Postmaster Tools auttaa sinua parantamaan sähköpostimarkkinointiasi. Sen avulla näet mikäli käyttäjät merkkaavat viestisi roskapostiksi, varmistat että seuraat Gmailin lähetysohjeita, paikannat ongelmia toimitettavuudessa ja varmistat että sähköpostisi matkaavat turvatusti. Tämä on erityisen rahanarvoista informaatiota ilmaiselta työkalulta. Lisääntyneet roskapostimerkinnät kielivät epäonnistuneista kampanjoista, ja ovat omiaan syömään brändiarvoasi. Suuret toimitettavuusongelmat taas ovat puhdasta rahan tuhlausta – sähköpostikampanjan viilaamiseen käytetty aika on täysin hukkaan heitettyä mikäli viestit eivät ikinä tavoita oikeaa ihmistä.

Miten saan postimestarin työkalupakin käyttööni?

Postmaster Toolsin käyttöönotto on sangen helppoa. Huomioithan kuitenkin, että tällä hetkellä dataa näytetään vain, mikäli päivittäinen lähetysvolyymi on satoja viestejä.

  1. Suuntaa osoitteeseen https://postmaster.google.com/
  2. Kirjaudu sisään Google tunnuksillasi
    a. Mikäli yritykselläsi on yhteyskäytössä Google-tili esimerkiksi Google Analyticsia ja/tai Google Local Business listauksia varten, on suositeltavaa käyttää samaa tiliä tässäkin, jotta tärkeimmät mittarit löytyvät saman käyttäjän alta
    b. Jokaiselle lisätylle domainille voidaan kuitenkin lisätä uusia Google-tilejä käyttäjiksi. Tällöin voit esimerkiksi helposti jakaa Postmaster Tools tietosi markkinointitoimiston tai ulkoistetun IT-osaston kanssa
  3.  Lisää uusi domain painamalla “+” ikonia ruudun oikeassa alalaidassa
  4. Oikeutesi annettuun domainiin varmistetaan joko lisäämällä DNS TXT tai DNS CNAME merkintä domainillesi
    a. DNS TXT merkintä: vapaamuotoinen tekstikenttä Domain Name Systemissä. Postmaster Tools varmistaa, että olet domainin omistaja tai oikeutettu muuten sitä käyttämään tarkistamalla että tekstikentästä löytyy antamansa verifiointikoodi.
    b. DNS CNAME merkintä: Vaihtoehtoinen tapa varmistua domainin omistajuudesta. Käytettävissä jos TXT merkinnän lisääminen ei ole mahdollista (tämä riippuu usein hosting palveluntarjoajasta sekä tilatusta paketista)

Pakki on auki – mitä sitten tehdään?

Kun domainisi on onnistuneesti verifioitu, käytössäsi on seuraavat kuusi mittaria:

Spam rate Dashboard – brändin suojelija, nötkötin tappaja
Täältä näet kuinka moni naputtaa manuaalisesti markkinointiviestintäsi roskapostiksi. Suuri roskapostin ja lähetetyn postin suhde kertoo että nyt ei tavoiteta listalla olevia henkilöitä oikealla tavalla. Tässä tilanteessa on paras rakentaa koko sähköpostimarkkinointistrategia uusiksi ja uudelleen määritellä kuinka paljon lähetetään, kenelle lähetetään (kaikki eivät ole yhtä pitkällä ostoputkessa), mitä lähetetään (informaatio- ja myyntiviestien suhde). Tätä mittaria on myös syytä seurata kun sähköpostimarkkinoinnissa tehdään suuria muutoksia lähetysvolyymin tai viestien layoutin suhteen.

Domain & IP reputation Dashboards – domain ja IP -tason maine
Tässä seurataan Gmailin automaattisesti mittaamaa domainin ja lähetys IP-osoitteen mainetta. Huono maine johtaa helposti siihen, että viestit tippuvat roskapostilaatikkoon automaattisesti. Maine ilmaistaan viidellä tasolla:

Huono – historiaa mittavasta spämmäyksestä, postit lähes aina torjutaan SMTP –tasolla tai siirretään automaattisesti roskapostilaatikkoon

Matala – toistuvan spämmääjän maineessa, erittäin todennäköistä että viestit menevät roskapostilaatikkoon

Keskinkertainen – lähettää pääsääntöisesti hyvää materiaalia, mutta joukossa spämmiksi luokiteltavaa
viestintää, viesteillä hyvä mahdollisuus päätyä inboxiin paitsi silloin kun spämmiksi määriteltävän postin määrä lisääntyy

Korkea – lähettäjä noudattaa Gmailin ohjenuoria eikä juuri spämmää, postit tipahtavat oikeaan laatikkoon lähes varmasti
Mikäli maineesi ei ole korkeimmalla tasolla on hyvä tarkastella listasi kuntoa (ovathan kaikki osoitteet elossa) ja markkinointiviestien sisisältöä.Postmaster Toolsista löydät esimerkiksi IP -osoitteesi maineen

Feedback Loop Dashboard – kampanjakohtaista palautetta
Feedback Loop (FBL) Dashboard auttaa selvittämään mikä kampanjoista on saanut suuren määrän valituksia Gmail –käyttäjiltä. Jotta Postmaster Tools kykenee mittaamaan valituksia kampanja tasolla, tulee sähköposteihin liittää header –tunnisteet muodossa: Feedback-ID:a:b:c:SenderID, jossa

  • Feedback-ID – tunnisteen nimi
  • a,b,c kampanjakohtaiset tunnisteet (kampanja/asiakas/muut)
  • Sender-ID, uniikki lähettäjän tunniste, joka tulee pitää samana kaikille lähetetyille viesteille.

Esimerkki: Yritys X, haluaa mitata valitusten määrään Suomeen suunnatusta rantapalloja promoavasta kesäkampanjastaan. Header –tunniste tulisi olla muotoa Feedback-ID:kesa2016:Suomi:rantapallot:YritysX

Feedback Loop Dashboardin käyttö vaatii muun muassa, että viesti on DKIM verifioitu ja lähettävät IP -osoitteet on mainittu SPF -merkinnöissä.

Authentication Dashboard – lähettäjän todennus
Auttaa varmistamaan, että sähköpostin lähettävä serveri on oikeutettu lähettämään domainisi nimissä viestejä. Tällä voi myös paikantaa mikäli nimissäsi tehdään laajamittaista phisingia (sähköpostien naamioimista sinun nimiisi). Sähköpostien oikeuttaminen voidaan tehdä kolmella tapaa: SPF, DKIM ja DMARC. Näistä SPF eli Sender Policy Framework on perinteisin ja se tulisikin aina olla ehdottomasti kunnossa. Google näyttäisi suosivan DKIMia, joka verifioi lähetykset salatulla verifiointikoodilla.

Google Postmaster Tools näyttää myös onko viestisi todennettu

Encryption Dashboard
Tilastoja TLS -salauksen käytöstä. TLS on sukua paremmin tunnetulle SSL -salaukselle. Ideana kuitenkin loppupeleissä on siirtää tiedot (tässä tapauksessa sähkäpostit) lähettäjältä vastaanottajalle salattuna, siten että liikenteeseen sekaantuva kolmas osapuoli ei pysty viestin sisältöä lukemaan.

Delivery Errors Dashboard
Mahdollisesti rajua kieltä siitä miksei sähköpostimarkkinointi pure. Näyttää moniko lähetetyistä viesteistä itse asiassa meni vastaanottajalle asti ja mikä oli syy toimittamattomiin viesteihin.Alla tulkintoja virheviesteistä:

• Rate limit exceeded: Domain tai IP lähettää epäilyttävän määrän postia, jolloin vastaanotettavaa määrää on hetkellisesti rajoitettu kunnes viestien asiallisuus saadaan varmennettua

• Suspceted spam: Viestiä epäillään spämmiksi ja se on jäänyt kiinni automaattisiin filttereihin. Domainin tai IP-osoitteen aiempi maine ja todennäköisesti myös käyttäjiltä saatu palaute vaikuttaa tähän.

• Email content is possibly spammy: Viestin sisältö vaikuttaa spämmiltä. Tarkasta sisältääkö viestisi yliampuvaa myyntiä, lupauksia helposta rahasta tai nigerialaiskirjeen piirteitä

• DMARC policy of the sender domain: Lähettäjä (sinä) olet säätänyt DMARC merkinnän joka estää toimittamisen.

• Sending IP has low reputation: Lähettävä IP on huonossa maineessa. Mikäli käytät palveluntarjoajaa lähettämiseen (esim. MailChimp), ota yhteyttä heihin. Tämän ei pitäisi olla ongelma suurimpia palveluntarjoajia käyttäessä. Mikäli lähetät omalta SMTP palvelimeltasi, tarkista oma sähköpostistrategiasi, jonka jälkeen voit yrittää vaihtaa lähettämiseen käyttämääsi IP-avaruutta.

• Sending domain has low reputation: Domainisi on huonossa maineessa. Sähköpostistrategian uudelleen miettimisen paikka.

• IP is in one or more public RBLs: IP -osoitteesi löytyy yhdeltä tai useammalta spämmääjiä keräävältä julkiselta listalta. Tarkasta mikä lista ja toimi listan ohjeiden mukaan listalta poistuaksesi.

• Domain is in one or more public RBLs: Domainisi löytyy yhdeltä tai useammalta spämmääjiä keräävältä julkiselta listalta. Tarkista mikä lista ja toimi listan ohjeiden mukaan listalta poistuaksesi.

• Bad or missing PTR record: Lähettävältä IP-osoitteelta puuttuu PTR merkintä eli IP-osoitte ei osoita takaisin domainin nimeen.

Onko postimestari sähköpostimarkkinoijan uusi paras kaveri?

Monissa tapauksissa Google Postmaster Tools tarjoaa hyvää data sähköpostin toimitusongelmien minimoimiseksi. Valitettavasti dataa on tarjolla vain suuria määriä viestejä lähettäville domaineille (Google mainitsee rajaksi satoja viestejä päivässä) ja toisinaan Postmaster Tools näyttää tyhjää kojelautaa myös suuren lähetysvolyymin tileillä toistaiseksi tuntemattomasta syystä. Suuren volyymin lähettäjien kannattaa kuitenkin ehdottomasti kokeilla, varsinkin jos viime aikoina on ollut näkyvää laskua sähköpostin avausprosenteissa. Google Postmaster Toolsin avulla, yhdessä muun analytiikan kanssa, olet oikealla tiellä sähköpostimarkkinointisi tehostamisessa.

Kommentoi alle, miten teillä käytetään Google Postmaster Toolia tai kysy aiheesta lisää. Me vastaamme!