Etätyö kotona on nyt ajankohtaisempi aihe kuin koskaan ennen. Koronaviruksen jyllätessä maailmalla moni yritys kehottaa tai suorastaan käskee työntekijöitään pysymään poissa toimistolta, jolloin etätyö kotoa käsin on ainoa tapa saada työt tehtyä.

Asiantuntijatyössä on muutenkin etäpäiviä alettu hyödyntämään yhä enemmän, mutta silti niiden käyttöön eivät ole monet yritykset vielä tottuneet. Se on hieman yllättävää, koska asiantuntijatyössä ja tietotyössä fyysisellä sijainnilla on yhä vähemmän merkitystä ja työt pystyy tekemään oikeastaan mistä tahansa. Kenties tietotaidon puute on syynä etätyömahdollisuuksien hyödyntämättä jättämiseen.

Etätyö kotona tai etätyö yleensäkin toki nostaa esiin muutamia kysymyksiä, kuten:

• Miten hallita projekteja?
• Miten kommunikointi ja viestittely hoituu?
• Miten etätyötä johdetaan?
• Kuinka pidetään onnistuneita etäpalavereita?
• Miten kaikki organisoidaan ja miten raportointi tapahtuu?

Idea tähän kirjoitukseen lähti juuri edellä mainituista ongelmista, joista on ollut paljon puhetta oikeastaan kaikissa medioissa. Koska Digitoimisto SEOSEON on jo pitkään hyödyntänyt etätyön avaamia mahdollisuuksia, niin halusimme jakaa vinkkejä muillekin, jotta etätyöskentely onnistuu mahdollisimman mutkattomasti.

Työkalut tehokkaaseen etätyöskentelyyn

Näitä työkaluja me käytämme ahkerasti etätyön tehostamiseen ja ne ovat osoittautuneet erittäin tärkeiksi. Teknologioista monday.com on meille tärkein, jonka kautta käytännössä kaikki projektit ja työtehtävät kulkevat.

Google Calendar

Palaverit merkattuna kalenteriin (ja automaattiset muistutukset). Yrityksessämme työntekijät päättävät itse omat työaikansa, jotka myös merkataan Google-kalenteriin kaikkien nähtäville.

Google Hangouts

Etäpalaveri video & ääni. Hangoutsilla hoidamme mm. viikkopalaverin ja suurimman osan asiakas palavereista.

monday.com

Resursointi, allokointi, projektinhallinta, seuranta ja raportointi. Käytännössä kaikki projektit ja työtehtävät kulkevat monday.comin läpi.

Slack

Yleinen viestittely ja micro-managerointi. Kun sähköposti on liian hidas ja puhelin ylireagointia, niin Slack on usein se paras kommunikointikanava.

Sähköposti

Päivittäinen/viikoittainen yhteydenpito asiakkaiden kanssa.

Google Docs/Sheets

Ideointi, drafti ja lopullisen version oikoluku.

Tandem

Keskusteluhuoneet erinäisten asioiden yhdessä puimiseen ja yhdessä työskentely etänä.

Google Hangouts hoitaa useamman henkilön etäpalaverit

Meillä on aina viikkopalaveri, jossa käydään läpi tulevan viikon työtehtävät ja aikataulut. Palaveri toteutetaan Google Hangouts-palvelun avulla. Siinä saamme koko tiimin istumaan yhdessä alas ja kaikki avautumaan tulevan viikon haasteista. Kannattaa organisoida etäpalaverit siten, että yksi henkilö on palaverin vetäjä, joka jakaa puheenvuorot ja pitää homman hallussa.

Viime palaverissa tuli puheeksi, että on hyvä ajatus kirjoittaa artikkeli, joka avaa meidän tapaamme hyödyntää mahdollisuuksia, joita etätyöskentely tarjoaa ja kertoa mitä teknologioita me käytämme. Omasta tulevan viikon aikataulusta löytyi hieman tyhjää, joten nappasin tehtävästä kopin.

Tehtävien delegointi ja aikataulutus monday.comilla

Monday on toiminnanohjaukseen ja projektinhallintaan tarkoitettu SaaS-toteutukseen perustuva ohjelmisto. Siihen kaikki työntekijät voivat kirjautua omalta koneeltaan ja se toimii meillä ns. “keskushubina”, jonne saadaan tuotua tietoa myös muista järjestelmistä.

Monday kuuluu kategoriaan Work OS (Work Operating System) ja sen tarkoitus on olla juuri yrityksen keskushubi, jota kaikki voivat käyttää riippumatta yrityksen koosta, toimialasta tai osastosta. Eli olipa kyseessä sitten myynti, projektinhallinta, resursointi tai vaikka ohjelmistokehitys, niin kaikkia toimintoja voidaan koordinoida mondayn avulla. Sen avulla me siis käymme läpi viikkoaikataulun. Sinne on kirjattuna jokaisen viikkoaikatauluun tehtävät, jotta työkuorma tulee allokoitua järkevästi ja kukaan ei muserru työtaakkansa alle.

Tässä tapauksessa artikkelin kirjoittamisesta luotiin oma tehtävä eli monday lingossa pulssi. Pulssi delegoitiin tietylle henkilölle, mutta sen näkevät muutkin, joten halutessaan kaikki tiimin jäsenet voivat esimerkiksi seurata projektin etenemistä, kommentoida, pyytää ideoita tai vastata kysymyksiin. Samoin meillä toimitaan myös kaikkien muiden tehtävien osalta.

Katso Avaimet menestyksekkääseen etätyöhön monday.comin avulla webinaarimme tallenne:

Tulevat monday.com webinaarit: Olemme monday.comin Suomen kumppani ja järjestämme heidän puolestaan suomenkielisiä webinaareja. Tulevat webinaarit löydät meidän projektinhallintaan keskittyvältä Projektinhallinta.info -sivustolta.

Mikro-managerointi ja pikaiset viestit Slackissä

Kun projektin suuntaviivat ovat selvillä, niin kaikkien tiimiläisten aikaa ei kannata enää käyttää sen puimiseen. Slack mahdollistaa kätevästi viestittelyn, kun on tarpeen saada nopeampia vastauksia tai puida jokin asia yhden tai useamman henkilön kanssa läpi. Hyvänä ominaisuutena Slackissä ovat kanavat, eli voit luoda erillisiä keskustelualueita tiettyjen henkilöiden välillä. Näin sinun ei tarvitse vaivata koko organisaatiota ylimääräisillä notifikaatioilla, vaan viesti tavoittaa vain he, joiden apua sillä hetkellä tarvitaan.

Google Docs rajoittaa turhaa tiedostojen siirtelyä

Juuri mikään ei ole turhempaa modernina aikana kuin tiedoston siirtely eri ihmisten välillä. Joku lähettää ensin tiedoston kollegalle, tämä tekee muutoksia ja lähettää sen eteenpäin ja lopuksi kukaan ei tiedä mikä tiedosto on se uusin versio. Tämä haaste ratkeaa helposti Google Docsin avulla.

Tämän tehtävän kohdalla kollegani listasi muutamia ideoita Google Docs-tiedostoon, lähetti linkin dokumenttiin ja näin artikkelin ideointi, kirjoitus ja oikoluku hoitui ilman yhdenkään fyysisen tiedoston lähettämistä.

Vaikka artikkelin kirjoitus on projektina melko yksinkertainen, niin samalla tavalla etätyöskentely hoituu myös monimutkaisissa asioissa. Jos asia ei ole kiireinen, niin usein monday.com on paras kanava useiden eri projektien ja keskustelujen hallinnointiin, joiden organisointi ei sähköpostilla tahdo enää luonnistua. Useissa yrityksissä käytetään paljon aikaa sisäisten sähköpostiviestien lähettämiseen, joista tyypillisesti puolet unohtuu tai hukkuu. Monday on yksi vaihtoehto sisäisen viestittelyn tehostamiseen.